KAMU İHALELERİNDE YAKLAŞIK MALİYET HESABI

Bir belediyenin yapım ihalesinde komisyon zarfları açtı. Yaklaşık maliyet 18,4 milyon TL olarak ilan edildi; ortalama teklif 11,2 milyon TL çıktı, en düşük teklif 9,6 milyona indi. Aşırı düşük sorgulamasına giren altı isteklinin beşi açıklama getiremedi, tek kalan istekli açıklamayı tutarlı sunamadı, ihale iptal edildi. Yeni ihale dört ay sonra çıktı, bu süre boyunca proje rafta bekledi. İdare mühendisi sonradan dosyayı açtığında piyasa fiyat araştırmasındaki üç tekliften ikisinin aynı holding bünyesinden geldiğini, kalan birinin de listede olmayan bir özel pozdan üretildiğini fark etti. Yaklaşık maliyet sahaya çıkmadan önce çürümüştü; rakamın yüksekliği değil, dayanağının zayıflığı sorundu.

Yaklaşık maliyet hesabı dünyada "engineer's estimate" olarak bilinen bir disiplinin Türkiye uygulamasıdır. Federal Highway Administration ±%10 bandı hedefler, AB direktifleri rakamın ihale öncesi gizliliğini şart koşar, UNCITRAL Model Kanunu metodolojinin belgelenmesini ister. Türk uygulaması bu uluslararası çerçeveyi 4734 sayılı Kanunun 9. maddesinde toplar ve ÇŞB, KGM, DSİ poz cetvelleriyle somutlaştırır. Kamu İhale Kurumu mevzuat sayfasındaki güncel tebliğ ve uygulama yönetmelikleri hesabın resmi ayağını besler; bu yazı ise hesabın matematiksel iskeletini, sınır değer ile bağlantısını ve gizlilik disiplinini saha pratiğine indirir.

YAKLAŞIK MALİYET HESABININ ÇERÇEVESİ NEDİR?

Dört Yöntem — Tarihsel, Maliyet Tabanlı, Parametrik, Risk Tabanlı

Engineer's estimate dünyasında dört temel yöntem konuşulur. Türk uygulamasında bunların hepsi 4734'ün 9. maddesi çerçevesinde harmanlanır; idare hangi yöntemden hangi kalemde yararlanacağına ihalenin türüne göre karar verir.

Tarihsel ihale verisi (historical bid-based)

Önceki ihalelerde gerçekleşen teklif fiyatları aynı türden işin gelecek yaklaşık maliyetine kaynak olur. ABD'de FHWA bu yaklaşımı "line-item bid history" olarak adlandırır; Türk idaresinde aynı işin önceki yıl ihale verileri benzer kaynaktır. Gerçek piyasa fiyatlarını yansıttığı için doğal kalibre noktasıdır; eskime ve bağlam farkı (lokasyon, mevsim, ölçek) düzeltilmelidir.

Maliyet tabanlı / bottom-up

Her imalatın işçilik, malzeme ve makine kalemleri ayrı ayrı hesaplanır ve toplanır. ÇŞB birim fiyat analizi pozları tam olarak bu mantıkla çalışır: bir m³ C25/30 beton dökümü işçilik saat × ücret, mıcır + kum + çimento + su katsayıları × birim, mikser + vibratör süre × kira şeklinde parçalanır. En şeffaf yöntemdir, denetimi en kolaydır; veri toplama yükü en yüksek olandır.

Parametrik tahmin

Geçmiş projelerin istatistiksel ilişkilerinden bir formül üretilir: m² × birim katsayısı, m³ × birim katsayısı, kapasite × katsayısı. Çevre düzenleme, yol bakım, su tesisi gibi tekrar eden işlerde yapı maliyeti m² başına yaklaşık hesabı bu mantıkla çıkarılır. Hızlıdır ama her yeni proje için doğrulanmazsa eskir; m² birim fiyatları her yıl güncellenmek zorundadır.

Risk tabanlı (üç noktalı tahmin)

İyimser, beklenen ve kötümser senaryolar tanımlanır; PERT formülü ile ağırlıklı ortalama alınır. Karmaşık altyapı, zemin belirsizliği yüksek temel inşaatları, restorasyon işleri için anlamlıdır. Türk uygulamasında çoğunlukla "%5-15 öngörülemeyen giderler" payı şeklinde yumuşak bir biçimde uygulanır; deterministik bir yüzde olarak değil, kalem bazlı senaryo analiziyle yapılması daha sağlıklıdır.

Sahada saf yöntem nadiren kullanılır. Bir yapım ihalesinde temel ve kaba imalat kalemlerinde bottom-up, ince işlerde tarihsel veri, çevre düzenlemede parametrik, geoteknik risk taşıyan kalemlerde risk tabanlı yaklaşım birlikte iş görür. İdare mühendisinin işi yöntemleri seçmek değil, bilerek karıştırmaktır.

9. Madde — Türk Uygulamasının İskeleti

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu'nun 9. maddesi yaklaşık maliyetin omurgasıdır. Madde, hesabın ihale dokümanı hazırlanırken yapılmasını, ayrıntılı miktar ve fiyat araştırması ile gerekçeli olarak belirlenmesini, ihaleye katılım koşullarının tespitinde temel alınmasını öngörür. Hesap, ihale yetkilisinin onayıyla kesinleşir ve teklif zarfları açılana kadar gizli tutulur.

Hesabın kaynak hiyerarşisi pratikte üç kademede izlenir:

1. Kamu kurum birim fiyatları: Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı (ÇŞB) inşaat ve tesisat birim fiyatları, Karayolları Genel Müdürlüğü (KGM) yol ve sanat yapısı pozları, Devlet Su İşleri (DSİ) su yapıları ve sulama pozları, Tarım ve Orman Bakanlığı (TOB) kırsal kalkınma pozları. Her yıl Ocak ayında yenilenir, Resmi Gazete'de yayımlanır
2. Piyasa rayici: Yerleşik birim fiyat cetvelinde bulunmayan kalemler için en az üç firmadan yazılı teklif alınır; tutanakla kayda geçer. Ortalama veya en düşük teklif değil, "teknik şartnamenin gereğini karşılayan en uygun teklif" esas alınır
3. Özel poz analizi: Standart pozda bulunmayan, projeye özgü imalatlar için işçilik, malzeme ve makine kalemleri ayrı ayrı çıkarılır ve onay belgesine bağlanır. Özel poz dayanak belgeleri olmadan rakam yazılamaz

Kamu İhale Genel Tebliği, hesabın tüm dayanaklarının dosyada bulundurulmasını şart koşar. Piyasa fiyatı için tek bir firmadan teklif almak, telefon görüşmesine dayanmak, tutanak tutmamak Sayıştay denetiminde tipik tespit konusudur. Dayanağı zayıf yaklaşık maliyet, ihale iptaline veya sözleşme sonrası uyuşmazlığa açılan kapıdır.

YAPIM İŞLERİNDE METRAJ VE POZ — HESABIN GÖVDESİ

Bir yapım ihalesinde yaklaşık maliyetin gövdesini metraj cetveli ile poz eşleştirme oluşturur. Metraj, proje üzerinden imalat miktarlarının çıkarılmasıdır; her imalata bir poz numarası eşlenir, poza karşılık gelen birim fiyat o yılın bakanlık cetvelinden alınır. Sonuç "metraj × birim fiyat" basitliğiyle özetlense de her satırın arkasında onay zinciri vardır.

Tipik bir konut yapısı için metraj kalemleri:

• Hafriyat ve dolgu: m³ cinsinden, makine türüne göre poz seçimi (ekskavatör, paletli, tekerlekli)
• Beton imalatı: m³, sınıfa göre poz (C25/30 hazır beton temel, C30/37 perde duvar)
• Donatı işleri: ton, çelik sınıfı ve çap aralığı pozları (B500C donatı, S420, kaynaklı hasır)
• Kalıp: m², ahşap kalıp, plywood, tünel kalıp ayrı pozlar
• Duvar imalatı: m², malzeme türü (gaz beton, tuğla, bims) ve duvar kalınlığı pozları
• Sıva ve şap: m², iç-dış sıva ayrımı, alçı sıva, çimento esaslı
• Kaplama: m², seramik-fayans, granit, ahşap parke, halı; alt yapı dahil-hariç
• Doğrama: m² veya adet, PVC, ahşap, alüminyum; ısı yalıtım sınıfı
• Yalıtım: m², dış cephe mantolama plakası (TS 825 sınıfı), su yalıtım membranı
• Mekanik tesisat: sıhhi tesisat, ısıtma, soğutma, havalandırma; çoğunlukla iş kalemi grupları
• Elektrik tesisat: aydınlatma, priz, pano, topraklama; metraj veya iş kalemi

1.200 m² yüzeyde dış cephe mantolama örneği üzerinden gidelim. Kaba sıva alt yüzey, EPS 5 cm yalıtım plakası, dübel ve file sıvalı son kat ayrı kalemler hâlinde yazılır; her birinin ÇŞB pozu vardır. Plakanın TS 825 ısı iletkenlik sınıfı şartname ile uyumlu olmalı, piyasa araştırması da bu sınıfı taşıyan üründen alınmalıdır. Şartname "0,032 W/mK ısı iletkenlik katsayılı" diyorken yaklaşık maliyet 0,038 W/mK ürünün fiyatı üzerinden çıkarılmışsa, ihalede gerçek piyasa fiyatından %15-20 sapma çıkar ve teklifler ya çok yüksek ya çok düşük gelir.

BİRİM FİYAT VE PİYASA ARAŞTIRMASI NASIL DOĞRULANIR?

Bakanlık birim fiyatları rayici tarihsel veri ile harmanlanmış, kamu denetimine açık bir referanstır; her kalemde "poz tarifi" rayicin neyi kapsadığını belirler. Tarif, "nakliye, su, elektrik, atık taşıma dahil" gibi kapsam cümleleriyle gelir. Bu cümleler okunmadan poz seçilmesi en sık görülen hatadır.

Piyasa fiyat araştırması ise pozun bulunmadığı kalemler için yapılır. Pratikte üç temel disiplin gerekir:

• Tedarikçi çeşitliliği: Aynı holding/sermaye yapısından birden fazla teklif sayılmamalıdır; üç teklif aynı kaynaktan geliyorsa bağımsız sayılmaz
• Yazılı teklif: Sözlü ya da telefonla alınan fiyat dosyada delil değildir; firma antetli, kaşeli, tarihli yazılı teklif istenir
• Teknik şartname uyumu: Teklif istenirken malzemenin TS-EN sınıfı, ölçüsü, kalite kategorisi açıkça belirtilmelidir; aksi halde fiyatlar karşılaştırılabilir değildir
• Geçerlilik süresi: Tekliflerin tarihi ile hesap onay tarihi arasındaki süre ne kadar uzunsa, sapma o kadar büyür; 30-60 günlük taze fiyatlar tercih edilir
• Tutanak: Piyasa araştırma tutanağı, alınan tekliflerin listesi, hangisinin neden seçildiği gerekçesi ile birlikte dosyaya konur

Üç teklifin ortalamasını almak basit bir refleks ama her zaman doğru değildir. Bir teklif teknik şartnameyi karşılamıyor olabilir, biri ihale tarihine göre çok eskimiş olabilir. Hesabı yapan mühendis tekliflerin teknik içeriğini okumakla, ardından gerekçe yazmakla yükümlüdür. "Üçünün ortalaması" cümlesi denetimde yetersiz görülür.

SINIR DEĞER VE K KATSAYISI NASIL HESAPLANIR?

Yaklaşık maliyet, ihale komisyonunun aşırı düşük teklif sorgulaması sırasında aktif olarak kullandığı parametredir. Sınır değer denilen eşik, yaklaşık maliyet ile geçerli tekliflerin ortalamasından bir formülle hesaplanır ve K katsayısı ile düzeltilir. K katsayısı 4734 İkincil Mevzuatında 0,75 ile 1,2 arasında bir bantta tanımlanır ve ihalenin türüne göre değişir; yapım işlerinde tipik olarak 1'e yakın seyreder.

Pratik olarak şöyle çalışır: yaklaşık maliyetin %120'si üzerindeki teklifler değerlendirme dışı kalabilir; sınır değerin altındaki teklifler aşırı düşük sorgulamaya alınır. Sorgulamada istekli, sözleşmeyi öngörülen şartlarla yerine getirebileceğini somut hesap, alt yüklenici teklifleri, kendi maliyet analizleriyle açıklamak zorundadır. Açıklayamayan istekli değerlendirme dışı kalır.

Bu yapı bir gerilimi içerir. Yaklaşık maliyet ne çok düşük ne çok yüksek olmalıdır:

Çok yüksek yaklaşık maliyet

Sınır değer ortalamayı zorlar, teklifler aşırı düşük bandına itilir, çoğu sorgulamadan geçemez, ihale iptal edilir. Yaklaşık maliyetin %150'sini ya da %200'ünü aşan teklifler ise idare için bütçe çekincesi yaratır

Çok düşük yaklaşık maliyet

Tek istekli çıkar, rakipler "bu bütçeyle çıkamayız" deyip teklif vermez. İhale rekabetten yoksun kalır, tek istekli sorgulanır, sözleşme imzalansa bile saha gerçekleşme yüzdesi tartışmalı olur

Sapma bandı pratiği

Sahanın yazılı olmayan kuralı yaklaşık maliyetten ±%15 sapmanın sağlıklı olduğu yönündedir. Bu bandı tutturmak için piyasa araştırmasının taze ve teknik şartnameyle uyumlu olması, bakanlık pozlarının doğru seçilmesi, özel poz analizlerinin gerçekçi olması gerekir

Sınır değer ve K katsayısı içtihatları KİK kararlarında somut örnekleriyle işlenir. Bu içtihatları sistemli kavramak için kamu ihale eğitimi programı, yaklaşık maliyet kurgulama, sınır değer formülü uygulamaları, aşırı düşük sorgulama dilekçelerinin yazılışı üzerine örnek dosyalar çalıştırır; eğitim sonrası katılımcı kendi ihale dosyalarındaki sınır değer hesabını farklı bir gözle açar.

RAKAMIN GİZLİLİĞİ NASIL KORUNUR?

Yaklaşık maliyet, ihale dokümanı hazırlanırken hesaplanır ve teklif zarfları açılana kadar gizli tutulur. Bu kural 4734'ün 9. maddesinde açıkça yer alır ve uluslararası standartlarla uyumludur: AB Çare Direktifi, UNCITRAL Model Kanunu, FHWA uygulama kılavuzları aynı şekilde rakamın ihale öncesi gizliliğini şart koşar. Sebep basittir: rakamın bilinmesi rekabeti bozar, istekliler birim fiyat tekliflerini bu rakama göre düzenler, ihalenin amacı çürür.

Gizlilik disiplini şu pratik kurallarla korunur:

• Hesabı yapan personel sayısı en aza indirilir; her kalemde imza yetkisi belirlenir
• Çalışma dosyaları paylaşılan ağ klasörlerinde değil, erişimi sınırlı klasörlerde tutulur
• Onay belgesi imzalandıktan sonra dosya kapalı zarfta saklanır; teklif zarflarıyla aynı kasaya konur
• EKAP üzerinden açıklama gerektiren bilgiler ihale ilanında yer alır; yaklaşık maliyet rakamı yer almaz
• İstekliyle yapılan görüşmelerde rakam doğrudan ya da dolaylı ("yaklaşık şu civarda") telaffuz edilmez
• Onay belgesini imzalayan ihale yetkilisi rakamı sözleşmeli olarak personeli dışında kimseye açıklayamaz

Sızıntı, basit bir disiplin meselesi gibi görünür ama Sayıştay denetimleri yıllar boyu çok sayıda örnek tespit etmiştir. Aynı bölgedeki istekliler arasında benzer pazar tabanlı veri akışları olduğunda, sızıntı olmasa bile %5-10 yakınlıkla yaklaşık maliyeti tahmin edebilirler; ancak hedef tam isabet değil, gizlilik disiplininin kendisidir. Disiplin bozulduğunda ihale şikâyetlerinin başvuru gerekçelerinde "yaklaşık maliyetin önceden bilindiği iddiası" başlık olarak görünür.

KAR-GENEL GİDER ORANI VE ÖNGÖRÜLEMEYEN GİDERLER

Birim fiyat analizlerinin son katmanı kar ve genel gider oranıdır. ÇŞB pozları için bu oran yıllık yayımlanan ek karar ile %25 dolayında belirlenir; KGM ve DSİ pozları için aynı yönde bir oran tebliğde yer alır. Özel pozlarda oran proje bazlı analizle savunulur. Kar-genel gider oranı belirsiz bırakılırsa hem yaklaşık maliyet hem teklif değerlendirmesi tartışmalı hale gelir.

Öngörülemeyen giderler ayrı bir kalem olarak konabilir. Restorasyon, derin temel, zemin iyileştirme, tünel kazı, su tesisi inşaatı gibi belirsizlik yüksek işlerde yaklaşık maliyete %5-15 bandında bir kalem eklenir; eklenirse gerekçe yazılır. Çok yüksek oran teklifleri yukarı çeker, hiç oran konmaması saha sürprizlerinde idareyi savunmasız bırakır.

Mal alımı ve hizmet alımı ihalelerinde mantık farklılaşır. Mal alımında piyasa rayici esastır; üreticinin liste fiyatı, yetkili distribütör teklifi, ithalat işlemleri varsa CIF + gümrük + nakliye + kurulum yapısı kurulur. Hizmet alımında işçilik ücretleri, sigorta primleri, kıdem tazminatı karşılığı, ekipman ve sarf malzemesi maliyetleri kalem kalem çıkarılır. Personel çalıştırılan hizmet alımlarında brüt asgari ücret üzerinden minimum hesap ile fiili kadro maliyetinin karşılaştırılması zorunludur.

EŞİK DEĞER USUL SEÇİMİNİ NASIL ETKİLER?

Yaklaşık maliyet sadece rakam değil, ihalenin hangi usulle yürüyeceğini belirleyen eşiktir. 4734 her yıl güncellenen parasal limitleri Resmi Gazete'de yayımlar; bu limitler yaklaşık maliyetin hangi usul kapsamına gireceğini tanımlar.

Eşik bağlantılı dört temel durum:

• Doğrudan temin eşiği: 4734'ün 22/d maddesi kapsamındaki parasal limit altında kalan alımlar; ihale komisyonu kurulmaz, en az üç firmadan teklif alınır. Bu eşik altı sınırın yaklaşık maliyetle gerekçelendirilmesi zorunludur
• Pazarlık usulü: 4734'ün 21. maddesi kapsamındaki özel durumlar; acil ihtiyaç, savunma, AR-GE, ön yeterlik sonrası ihaleden istekli çıkmaması. Yaklaşık maliyet bu usulün gerekçesini doğrulayan bir parametredir
• Belli istekliler arasında ihale: Teknik karmaşıklık veya uzmanlık gerektiren işlerde ön yeterlik aşaması açılır; yaklaşık maliyet ön yeterlik eşik değerleriyle uyumlu olmalıdır
• Açık ihale: En yaygın usul; eşik üstü işlerde varsayılan tercihtir, herkes teklif verebilir, en yüksek rekabet seviyesidir

Eşik atlama riski sahanın klasik tuzağıdır. Yaklaşık maliyet, doğrudan temin eşiğinin hemen üstüne çıkıyorsa idare bazen kalemleri böler ve birden fazla doğrudan temin işlemine dönüştürmeyi tartışır. Bu "parçalama" 4734'te yasaktır; aynı ihtiyacı bölerek eşik altına indirmek Sayıştay denetiminde tipik tespit konusudur. Aynı şekilde, yaklaşık maliyeti yüksek tutarak açık ihale kapsamına çekmek bazı idarelerin tercih ettiği yol ama yaklaşık maliyetin somut dayanağı yoksa bu tercih de denetimde zayıf kalır.

BEM, ÖN HESAP VE YAYGIN HATALAR

BEM (Benzer İş Miktar/Maliyeti) ve Parametrik Ön Hesap

Yaklaşık maliyet hesabı uzun bir süreçtir; ihale öncesi karar verme aşamasında daha hızlı bir referans gerekir. Benzer iş miktar/maliyeti (BEM) yaklaşımı tam burada devreye girer: aynı türden tamamlanmış işlerin m² veya m³ başına ortalama maliyetleri tutulur, yeni projenin ön hesabı bu birim parametre ile çıkarılır.

BEM pratik uygulaması:

1. Veri tabanı: İdarenin son üç yılda tamamladığı benzer projelerin gerçekleşme maliyetleri toplanır; m², m³, ton, km gibi parametre bazına çekilir
2. Enflasyon güncelleme: Geçmiş verilerin nominal değerleri, yapı maliyet endeksi (YPE) veya TÜFE gibi göstergelerle bugüne taşınır
3. Lokasyon düzeltmesi: Farklı şehir-bölge fark katsayısı uygulanır; İstanbul-Erzurum yapı maliyetleri arasında %15-25 fark olabilir
4. Ölçek etkisi: 5.000 m² okul ile 50.000 m² hastane farklı birim maliyetlere oturur; ölçek düzeltmesi bir katsayıyla uygulanır
5. Karşılaştırma: Detaylı yaklaşık maliyet tamamlandığında BEM ön hesabıyla karşılaştırılır; %20+ sapma varsa detaylı hesap yeniden gözden geçirilir

BEM, detaylı hesabın yerini almaz ama erken bir uyarı mekanizmasıdır. Bir okul yapısı için detaylı yaklaşık maliyet m² başına 38.000 TL çıkıyor, son üç yıl benzer okul projelerinin BEM ortalaması m² başına 22.000 TL ise (enflasyon güncel) detaylı hesapta bir kalem yanlış seçilmiş olabilir; hesabı yeniden açmak gerekir.

Yaygın Hatalar ve Disiplin Kartı

Yaklaşık maliyet dosyalarında her yıl tekrar eden hata kalıpları görünür. Bunların önemli bölümü teknik değil disiplin meselesidir; saha pratiğinde basit bir kontrol kartıyla önlenebilir.

• Piyasa fiyat araştırmasında üç teklifin aynı holding bünyesinden gelmesi; bağımsızlık kontrolü yapılmıyor
• Teknik şartnamede yazan TS-EN standardının piyasa teklif istemesinde belirtilmemesi; fiyatlar karşılaştırılabilir değil
• Özel poz analizinin dayanak belgesiz hazırlanması; sadece rakam yazılması
• Bakanlık pozunun tarifi okunmadan seçilmesi; nakliye-dahil-değil farkının atlanması
• Kar-genel gider oranının dosyaya yazılmaması veya belirsiz bırakılması
• Öngörülemeyen giderlerin gerekçesiz %15 sabit eklenmesi
• Gizlilik disiplininin gevşek tutulması; rakamın geniş ekiple paylaşılması
• Eşik atlama riski olan kalemlerde gerekçe yazılmaması; parçalama riski
• BEM kontrolü yapılmadan detaylı hesabın kapatılması; aykırı kalem fark edilmiyor
• Mevsim ve lokasyon faktörlerinin enflasyon güncellemesine dahil edilmemesi
• Onay belgesinin yetkili imza zinciri atlanarak hızlandırılması
• Piyasa araştırma tutanağının formel doldurulmaması; sadece teklif eklerinin biriktirilmesi

Bu hataların hiçbiri tek başına felaket değildir ama birikince ihalenin kaderini değiştirir. Aşırı düşük teklif sorgulaması, sınır değer hesabı ya da Sayıştay incelemesi gibi her aşamada dosyanın iç tutarlılığı sorgulanır. Birim fiyat analizinden başlayan tutarlılık, piyasa araştırma tutanağına, oradan onay belgesine, oradan ihale dosyasına kadar kesintisiz uzanan bir zincirdir.

BİR YAKLAŞIK MALİYET DOSYASINI AÇMAK — SOMUT İSKELET

Bir yapım ihalesinde yaklaşık maliyet dosyasının iskeletini somutlaştıralım. 4.800 m² brüt alana sahip bir ortaokul yapım işi, ÇŞB tip projesi temel alınarak hazırlanıyor.

1. İhtiyaç ve teknik gerekçe yazısı: Eğitim ihtiyacı, kapasite, lokasyon, zemin etüdü özet bulguları
2. Metraj cetveli: Mimari, statik, mekanik, elektrik projelerden çıkarılmış imalat miktarları; her kalem ayrı satır
3. ÇŞB poz eşleştirmesi: Hafriyat, beton, donatı, duvar, sıva, kaplama kalemlerinin pozları ve tarifleri
4. Özel poz analizleri: Tip projede olmayan özel imalatlar (akıllı tahta tesisatı, çift dilli kapı, asansör özel ölçü) için analiz tabloları
5. Piyasa fiyat araştırma tutanakları: En az üç firmadan alınan yazılı teklifler, kaşeli/imzalı, teknik şartname uyumu kontrollü
6. Kar-genel gider oranı tablosu: Yıllık ÇŞB tebliğindeki oran üzerinden hesaplanmış katmanlar
7. Öngörülemeyen giderler tablosu: Zemin koşulları, restorasyon kalemleri için %8 oran ve gerekçesi
8. BEM karşılaştırma sayfası: İdarenin son üç yıldaki benzer ortaokul m² maliyetleri ile karşılaştırma
9. Yaklaşık maliyet hesap cetveli: Tüm kalemlerin özet tablosu, ara toplamlar, ana toplam
10. Onay belgesi: İdare yetkilisinin imzası, tarih, ihale yetkilisi onay zinciri
11. Gizlilik beyannamesi: Hesabı yapan personelin gizlilik taahhüdü

Dosyanın hacmi tipik olarak 80-150 sayfa arasındadır; karmaşık projelerde ekleriyle birlikte 300 sayfayı bulabilir. Hesabı yapan ekip için pratik bir disiplin, her sayfaya kim hangi tarihte ne yaptıysa kayıt düşmektir; sonraki herhangi bir aşamada (sorgulama, şikâyet, denetim) dosyanın iç tutarlılığı bu kayıtla savunulur.

Saha gerçeği şudur: yaklaşık maliyet bir matematiksel rakam değildir. İhalenin gizliliği, sözleşmenin tutarlılığı, sınır değerin sağlığı, sözleşme sonrası uyuşmazlıkların azlığı hep bu hesabın kalitesine bağlıdır. Hesap iyi yapıldığında ihale temiz akar, sözleşme zamanında imzalanır, saha gerçekleşmesi öngörüye yakın çıkar. Kötü yapıldığında ise iptal, şikâyet, sorgulama, denetim her aşamada karşımıza döner ve idare hem zaman hem itibar kaybeder. Hesabın iskeleti hep aynı, içeriği her ihalede yeniden yazılır; bu içeriği yazmak teknik personelin işidir.